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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Berufskleidung / Textilien » Strategie » Timeline

Timeline für die Planung, Implementierung und Integration einer Wäscheversorgung im Facility Management

  • PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ZIELSETZUNG & MASTERPLAN (WÄSCHEVERSORGUNG IM FM)

    Grundsatzentscheid & Ziele

    Warum eine optimierte Wäscheversorgung? Ziel: Effiziente Ausgabe- und Rückgabeprozesse, saubere Arbeitskleidung, Minimierung Zeitverlust, ESG (ressourcenschonendes Waschen).

    Masterplan: Zeit & Budget, Minimierung Chaos (z. B. unzureichender Automat-Kapazität).

    Organisation & Mitbestimmung

    BR (BetrVG) => Personalfragen (Inhouse-Lösung vs. Mietsystem?), Datensparsamkeit (RFID?).

    FM-Leitung => Masterplan => Minimierung Interessenkonflikte (IT, Catering, Produktion?).

    Risiko- & Krisenmanagement

    Pot. Risiken: Hygieneprobleme, Engpässe bei Mietwäsche, Ausfall RFID-System.

    Notfallpläne => “Alternativ Kleiderlager?” Minimierung Produktionsstillstand.

    Projektteam & Zeitplan

    Team: FM, IT, HSE, Personal, BR, ggf. externer Wäschedienst?

    Ziel: Go-Live Jan. 2027 => Automatisierte, RFID-gestützte Wäscheversorgung.

    EFFEKTIVE STRATEGIEN ZUR OPTIMIERUNG DER WÄSCHELIEFERUNG

  • PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): BEDARFSERMITTLUNG, STAKEHOLDER-ANALYSE & ANFORDERUNGSMANAGEMENT

    Bedarfsanalyse

    Welche Arbeitskleidung? (Produktion, Labore, Hygiene?), wie viele Mitarbeitende?, Frequenz?

    Minimierung Engpässe => “Automat-Kapazität? Verfügbarkeit 24/7?”

    Stakeholder

    Intern: FM, IT, BR, Personal, Produktion, HSE (Hygienevorgaben?),

    Extern: Mietwäsche-Anbieter, Automat-Hersteller, RFID-Spezialist?

    Anforderungsmanagement

    RFID => Verfolgung jedes Kleidungsstücks? Minimierung Verlust.

    Apps => Meldung “Kleidung abholbereit?” Minimierung Wartezeit.

    ESG & Arbeitsschutz

    ESG => “Wassersparende Waschverfahren, Chemiereduktion?” Minimierung Umweltbelastung,

    BetrSichV => Pflichten für saubere Berufswäsche, Minimierung Infektionsrisiko?

    Berufsbekleidung für einheitliches Auftreten

  • PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): KONZEPT & AUFBAUORGANISATION (BERUFSWÄSCHE, RFID, MIETSYSTEM, APPS)

    Wäschekonzept

    Automaten (Ausgabe/Rückgabe), RFID, Mietsystem vs. Eigenwäsche? Minimierung Investitionskosten?

    Minimierung Engpässe => ausreichende Bestände + Wartung?

    Organisation

    Personalkonzept => “Wer füllt Automaten? Wer wartet RFID-System?” => Minimierung Personalmangel,

    Mitbestimmung => BR => “Keine Verschlechterung der Arbeitsbedingungen?”

    Digitalisierung & Apps

    Apps => Mitarbeitende checken Wäschebestände, Minimierung Suchaufwand.

    RFID-System => Automatisierte Erfassung Entnahme / Rückgabe, Minimierung Diebstahl / Verlust.

    Leistungsverzeichnisse & SLA

    SLA => “Max. Wartezeit am Automat <2min?,” Minimierung Wartefrust,

    KPI => “Verlustquote <0,5%,” “XLA? Nutzerzufriedenheit?”

    Waesche: Sitemap

  • PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): AUSSCHREIBUNG, VERGABE, VERTRÄGE & SCHNITTSTELLEN (FM, IT, SERVICE DESK)

    Ausschreibung

    LV: Wäscheausgabe-Automaten, RFID-System, Mietwäscheumfänge, Service- / Waschprozesse,

    Minimierung Missverständnisse => Pflichtenheft => “Reparatur + Wartung Automat?”

    Vergabe & Vertragsmanagement

    Pflichten => Mangelanspruch, CR-Verfahren => “Erweiterung Automat-Kapazität?”

    Minimierung Zeit => E-Signature?

    Schnittstellen

    FM/IT => “RFID-Daten => CA(F)M?,” Minimierung Doppelpflege,

    Service Desk => “Ticket -> Automat defekt?,” Minimierung Ausfall.

    Organisation

    Personalkonzept => “Objektleiter Wäsche?” Minimierung Kompetenzchaos,

    Mitbestimmung => BR => “Zustimmung Outsourcing-Umfang?”

  • PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTPHASE, INSTALLATION WÄSCHEAUSGABE-/RÜCKGABEAUTOMATEN, RFID- INTEGRATION & SCHULUNGEN

    Pilot

    Start in kleinem Bereich => Test Automat, RFID, Mietwäscheablauf, Minimierung Fehler.

    KPI => “Zeit pro Wäscheentnahme, Verlustquote?”

    Installation Automaten

    Platzierung => “Zugänglichkeit 24/7? Strom-/Netzanschluss?” Minimierung Wartezeiten,

    ESG => Minimierung Energieverbrauch? Beleuchtung?

    RFID-Integration & Apps

    RFID-Tags in Kleidungsstücken => Automat-Leser, Minimierung manuelle Erfassung,

    Apps => “Verfügbarkeit check, Meldung => ‘Wäsche zurückgeben?’”

    Schulungen & Arbeitsschutz

    Personal => “Wie Automat befüllen, Wartung, PSA?” Minimierung Unfallgefahr,

    Mitbestimmung => BR => “Einverständnis? Keine unzumutbaren Schichten?”

    Berufswäsche im Facility Management

  • PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): ROLL-OUT, MITBESTIMMUNG, ARBEITSSCHUTZ & SLA-SETUP (MIETSYSTEM, APPS)

    Voll-Rollout

    Alle Bereiche => Automatensystem, RFID => Minimierung manueller Ausgaben,

    SLA => “Reaktionszeit <4h bei Automatdefekt, Lost RFID?” KPI => “Nutzerzufriedenheit (XLA)?”

    Mietsystem

    Wäschedienstleister => Taktung: tägliche / wöchentliche Belieferung?, Minimierung Versorgungsengpässe,

    CR => “Erhöhung Kontingente?” => Budget?

    Arbeitsschutz

    BetrSichV => “Hygienische Lagerung? Vermeidung Kreuzkontamination?” Minimierung Infektionsrisiko,

    Minimierung Unfall => definierte Rammschutz, Transportwege.

    Mitbestimmung

    BR => “Zustimmung? Personalreduzierung??,” Minimierung Konflikte => “Kommunikation: Erleichterung Prozess?”

    Wäscheversorgung

  • PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): AUDITS, KVP, RISIKOMANAGEMENT & FINALE OPTIMIERUNG

    Audits

    Interne/externe => “SLA erfüllt? Hygienestandards (DGUV, VDI 6022?), ESG-Kennzahlen (Wassereinsparung?).”

    KPI => “Verlustquote <x%, Wartezeit <y min, CO₂-Bilanz?”

    KVP

    Lessons Learned => “Automat-Kapazität ausreichend? RFID-Leser unzuverlässig?” Minimierung Störfälle,

    CR => “Erweiterung Apps? Bessere Filterfunktionen?” => stete Optimierung.

    Risikomanagement

    Notfallpläne => “Maschinenausfall Dienstleister? Alternativer Wäschedienst?” => Minimierung Stillstand,

    Minimierung Mängel => Endkorrekturen?

    Übergabe Neubau

    Letzte Mängelbeseitigung => GU => abgeschlossen, Wäschesystem => betriebsbereit.

    Waesche: Leistungen

  • PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION INS REGELBETRIEB (WÄSCHEVERSORGUNG IM FM)

    Finaler Hochlauf

    Ab Januar 2027: Wäscheversorgung voll aktiv => SLA-Verträge wirksam, Minimierung Engpässe,

    Apps => “Echtzeit-Info: ‘Deine frische Wäsche liegt im Automat!’”

    Regelbetrieb

    FM-/Instandhaltungsteam => stetige Pflege => “Automatenwartung, RFID-Kontrollen, Mietsystem-Planung,”

    Service Desk => “Ticket => ‘Automat leer’, ‘RFID defekt’,” Minimierung Ausfallzeit.

    Korrekturmaßnahmen & KVP

    KPI => “Verlustquote, Nutzerzufriedenheit, Wartezeit?” Minimierung Abweichung => CR => “Anpassung Bestände?”

    Mitbestimmung => BR => “Zufriedenheit Personal?”

    Langfristige Stabilisierung

    Regelmäßige Audits => “Hygiene, BetrSichV, ESG?” Minimierung Non-Compliance,

    Innovationsmanagement => “Neue RFID-Generationen, AR-Support?” => stete Weiterentwicklung.

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